Policy Details

Date of Last Update
7/31/2008

Approved By
  • Senior Leadership Team

Responsible Office
Office of General Counsel

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Social Security Number Privacy Policy

SLT 10.6

Policy Statement

  1. Applicability This policy applies to all members of 包括教职员工和学生在内的GVSU社区.
     
  2. Access to Social Security Numbers. GVSU restricts 获取包含社会保障的信息或文件 给有合法身份的GVSU社区成员的号码 大学的商业原因访问这些信息或文件. 各部门的领导有权查阅社会 安全号码应决定哪些其他人员在他们的 院系在大学的日常生活中有正当的理由 业务过程中有访问这样的社会安全号码. 使用包含社会安全号码的记录的人员必须 采取适当的措施确保这些记录的安全 use.
     
  3. 社会安全号码的机密性. Members GVSU社区的任何成员都应为其保密 包含社会保障的大学信息或文件 与法律和政策相符的数字. No person shall 故意获取、储存、转移、使用、披露或处置 社会保险号除依照法律和本规定外 policy.
     
  4. Obtaining Social Security Numbers. Social security 只应在需要或允许的情况下收集号码 联邦和州法律或合法的大学商业原因 consistent with law and policy.
     
  5. Public Display. No more than four sequential digits 社会保障号码应当公开展示. Public 显示是指发布、使其可见或设置为开放视图 公众:公众成员或以公众的方式. This includes open view on a computer screen or device.
     
  6. Account Numbers. As of the effective date of this 政策，GVSU已经采取了一个系统的过程，以消除社会 安全号码作为所有当前成员的识别号码 of the GVSU community. 一旦分配到另一种身份 号码，大学或个人不得返回 使用社会安全号码作为识别号码 person.
     
  7. Mailed Documents. Documents containing more than 社会保险号的四位连续数字只能是 在州或联邦法律、法规、条例、 或法院命令或规则授权，允许或要求社会 安全编号出现在文档中，作为文档发送的一部分 由个人发起的申请或注册过程， 经个人要求或许可，其 父母或监护人，或有关雇员或健康保险 benefit. 包含超过4位a的连续数字的文档 社会安全号码，通过邮件发送， 不得通过信封窗口或其他方式透露号码 从信封或包装的外面可以看到. Mail 包括通过普通美国邮件，校园邮件或任何其他邮件交付 交付服务，不需要签名的 recipient indicating actual receipt.
     
  8. Freedom of Information Act Requests. Where more 社会保险号的四位连续数字 包含在根据自由发布的文件中 《博天堂官方》规定，社会保障号码应予以修订或修改 否则在文件或副本之前呈现不可读 document is disclosed. 任何要求披露文件的要求 《博天堂官方网页》应首先参考 法律、合规和风险管理处.
     
  9. Storage of Documents. All documents containing 社会保障号码应当存储在物理安全的地方 manner. 不得将社会安全号码存储在计算机或计算机中 其他未经授权而未受保护的电子设备 access.
     
  10. Disposal of Documents. Documents containing social 安全号码将按照 州和联邦法律的要求，并与 legitimate business needs of GVSU. At such time as documents 含有社会保障号码的可以处置，这样处置 应在保密的情况下完成 社会安全号码，如粉碎.
     
  11. 未经授权使用或披露社会保障 Numbers. 学校应当采取合理措施强制执行 本隐私政策，并纠正和防止的再次发生 any known violations. Anyone who knowingly obtains, uses or 为非法或相反的目的披露社会安全号码 符合本政策、州或联邦法律的要求 受到纪律处分直至解雇雇员或 开除符合现有纪律的学生 policies. 此外，某些违反该法的行为是犯罪行为 and/or civil sanctions. GVSU会配合相关法律 执法机关或行政机关在逮捕和 检控任何人明知而取得、使用或披露 将社会安全号码用于非法目的. 
     
  12. Lawful and Required Use. Nothing in this policy is 旨在禁止收集、保留或传输 包含社会安全号码的文件或记录 或被州或联邦法律、法规或规章所允许的 个人的请求或得到个人的许可，用于行政管理 使用在日常业务过程中验证身份，进行追查 或提供或管理员工福利 such as health or retirement benefits.

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