收据和发票发生了什么变化?
当前状态
教师/工作人员在Banner中输入购买大于5美元的申请单,000或向个人购买(不论金额). 从少于5美元的公司购买,000名教职员工使用他们的P卡或直接从公司订购，并将发票发送到应付账款(AP)。. 应付账款将发票输入OnBase，部门在OnBase中提供FOAP和审批.
未来状态
所有采购，无论金额或个人/公司，都将在Workday中输入申请. 一旦申请单被创建，采购订单(PO)也被创建. 员工需要在Workday中创建收据, 发票会自动与订单和收据匹配.
谁会受到影响?
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进行采购和批准发票的教职员工必须创建申请单和收据.
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供应商将有多种方式提交发票(电子邮件), 可能直接连接到供应商,(2024年晚些时候的供应商门户网站)
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应付帐款将审查例外情况
好处
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Workday使用光学字符识别(OCR)来读取供应商发票, 意味着最少的发票数据输入.
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Workday还使用匹配流程来匹配PO、收据和发票. 如果匹配，发票自动支付.
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教师/工作人员将不再需要在订购和付款阶段两次输入相同的信息
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工作日允许更少地接触发票. 这更有效地利用了GVSU员工的时间，并提高了发票处理的准确性.
潜在的挑战
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创建收据可能感觉像是一个额外的步骤，但它正在取代发票审批.
其他重要信息
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收据和发票是发票的一部分 购买到支付(P2P)流程. 更多博天堂官方网页采购和申请的信息将在单独的变更指南中提供.
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OnBase将不再用于发票审批.
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如果发票/订单/收据不匹配, AP审查例外情况，并根据需要与部门联系.
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了解更多博天堂官方网页 收据及发票
联系
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Erica Herwig，助理财务总监AP和财务系统
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希瑟·怀特，采购部助理总监