供应商要求的变化?
当前状态
GVSU需要从供应商那里收集W-9，以便在Banner建立一个供应商账户. 部门可以要求使用多种方法建立供应商. 部门可以将供应商的W-9发送给采购或应付账款团队, 供应商可以把他们的W-9表格寄给球队, 或者部门可以发送W-9表格，并附上申请的备份文件. 采购或应付帐款将在Banner建立供应商. 供应商不必在Banner上提交申请单或Onbase上的支票申请之前进行设置, 但确实需要在发出订单或支付发票之前进行设置.
未来状态
GVSU仍然需要从供应商那里收集W-9，以便将他们与Workday供应商帐户建立起来. 供应商需要在部门输入申请单或供应商发票请求之前在Workday中进行设置. 供应商将由业务中心人员维护 & 财务办公室，供应商管理员的角色. 部门可以在Workday中提交供应商请求，向供应商管理员提供建立供应商所需的所有相关信息. 另外, 部门可以指示他们的供应商使用供应商门户进行注册. 部门可以期望在24小时内完成供应商的请求. 对供应商的变更也将由部门发起, 通过供应商变更请求进行AP或采购. 变更请求将由供应商管理员定稿.
谁会受到影响?
- 博天堂官方教师 & 员工使用采购申请单和/或供应商发票进行采购
- 供应商
好处
- 供应商维护集中到一个人(和一个备份)，使请求过程更加简化和高效.
- 各部门不再需要通过电子邮件发送W-9表格，它们可以直接安全地上传到Workday.
- 部门可以在Workday中查看其供应商请求的状态.
- 部门可以通过指示供应商使用供应商门户，将注册过程的责任直接转移给供应商.
潜在的挑战
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供应商请求需要从部门输入更多的数据，可能比仅仅发送电子邮件更具挑战性.
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供应商可能会犹豫是否使用供应商门户进行注册.
其他重要信息
- W-9(和W-8)可以在应付账款和国税局网站上找到.
- 部门和供应商的培训材料将在2024年1月上线之前提供.
联系
- Erica Herwig，助理财务总监AP和财务系统
- 希瑟·怀特，采购部助理总监